Cómo montar una ludoteca en un evento de juegos de mesa

Cuando arranca el curso escolar empezamos a planificarnos el calendario friki con más intensidad. Surge ese nuevo arranque post-vacacional de muchas asociaciones que deciden qué eventos van a realizar durante el curso. Especialmente orientado a ellas, hemos decidido publicar este artículo en el que tratamos de aclarar cómo montar una ludoteca en un evento de juegos de mesa.

Esperamos poder resolver muchas dudas. Por supuesto, siempre abiertas a recibir vuestras consultas y añadirlas a este listado de consejos.

ORGANIZANDO EVENTOS DE JUEGOS DE MESA

Lo primero que tenemos que decir es que la experiencia es un grado. Si bien, cuando nos comparamos con enormes del mundillo organizando eventos como la gente maravillosa de las LES o Ayudar Jugando, por supuesto estamos a años luz de su experiencia y sabiduría.

Pero sí, cada evento que hemos montado o en el que hemos colaborado bien individualmente, bien desde Bebé a Mordor (o desde Ludia Asesoras) nos ha aportado unas cuantas preguntas y más posibles respuestas para cada problema que se presenta al organizar un evento de juegos de mesa: la ludoteca familiar de las LES, las jornadas FAM, los eventos abiertos de nuestras queridas asociaciones Ludiversia y Galuk, las Pinto Geek, las Jolasean, etc.

Por supuesto, no tenemos todas las respuestas ni todas son las más adecuadas a todos los eventos, pero sí os dejamos aquí algunos consejos que consideramos interesantes.

CÓMO MONTAR UNA LUDOTECA EN UN EVENTO DE JUEGOS DE MESA

¿De dónde saco los juegos?

Si tenéis esa pregunta, seguramente no seréis una asociación de juegos de mesa, que precisamente lo que tienen (aparte de una serie de integrantes), son juegos de mesa. Pues bien, si no sois una asociación, o bien si vuestra asociación es muy pequeña aún y necesitáis más juegos, podéis acudir a otras ludotecas:

• Asociaciones amigas. Aunque es posible que no esté actualizada, en esta fantástica web que es Metajuego tenéis un buen listado de asociaciones de juegos de mesa por toda España, organizadas por provincia. Quizás podáis acudir a alguna asociación vecina. ¡Preguntad! Eso sí, puede que ese servicio, según para quién sea, sea de pago. No siempre sucede, pero a veces las asociaciones prestan servicio de ludoteca (a veces con personas de la propia asociación yendo al evento como demostradoras para explicar los juegos).
• Ludotecas personales. Quizás algún o alguna miembro de la asociación, o alguna amistad que tengáis cercana, pueda prestaros parte de su ludoteca.
• Tiendas amigas. Esta opción es poco frecuente pero también es posible. A veces la tienda que va al evento tiene una ludoteca propia abierta y no le importa prestárosla. A fin de cuentas, puede que si alguien prueba los juegos, los quiera comprar luego en la tienda del evento. Preguntadles si tienen juegos abiertos.
• Medios (youtubers, instagrammers, etc.). Esto es una extensión de «Ludotecas personales» porque evidentemente estas personas no suelen estar profesionalizadas en su inmensa mayoría y serán contactos que tendréis y a quienes podéis consultarles. En muchos casos, los medios atesoran centenares de juegos a los que no les pueden dar salida ni pueden jugar. Sacar a un evento algunos de sus juegos puede ser algo que incluso les haga sentir bien (a nosotras nos pasa, os lo aseguramos). Pensad que quizás en vuestra provincia hay más de un medio en estas circunstancias y si les añadís en los carteles de vuestro evento como Medio Colaborador o similar, quizás encontréis un win-win. De nuevo, quizás alguno de estos medios tengan ese servicio como de pago, o quizás depende de si el evento es lucrativo o no. Totalmente respetable. Llegad al acuerdo que consideréis.

En cualquier caso en el que «mezcléis» ludotecas, recomendamos encarecidamente:

• Hacer un listado con los juegos de cada origen.
• Si, además, podéis poner un sello o una marca distintiva a cada juego -en la tapa, por dentro- para saber de qué ludoteca es, sería ideal.
• Poneos de acuerdo para ver qué pasa si se pierde o estropea algún juego o componente de su ludoteca. ¿Se lo abonáis? ¿Se encarga la otra parte? Cualquier opción es válida, pero poneos de acuerdo con anterioridad si es posible.

¿Cómo se organizan los juegos en la ludoteca el día del evento?

Hay quien los organiza por edad, por tipo o incluso alfabéticamente. Creemos que, a la hora de montar una ludoteca, la clasificación más lógica mezcla varias formas, aunque depende de la ludoteca y del método de cada asociación.

¿Cómo lo haríamos?

• Por tipos: infantil, familiares y fillers, euros, temáticos, abstractos, wargames, juegos de rol. Esa sería una clasificación muy grosso modo que podría ser útil.
• Por edad: dentro de «infantil», organizaríamos los juegos por edades: a partir de 2, de 3, de 4, de 5 y de 6 años. A partir de 7, e incluso algunos de 6, normalmente ya los consideraríamos familiares o fillers.
• Por orden alfabético: quizás una forma de organizarlos dentro de cada categoría podría ser por orden alfabético. Sin embargo, en nuestra experiencia, nos da un poco más de paz mental hacerlo por tamaño, lo sentimos…

¿Cómo se hace el préstamo el día del evento?

La gran pregunta. Aquí va a depender, sobre todo, de qué medios dispongáis y del tamaño esperado del evento o el uso esperado de la ludoteca.

Os vamos a decir las opciones que hemos visto al montar una ludoteca en distintos eventos y cuáles consideramos más o menos adecuadas para cada situación:

• Pedir el DNI. Hay quien, cuando viene alguien a pedir un juego, pide el DNI de esa persona y lo guarda. Se asume que todo el mundo va a querer recuperar su DNI, por lo que nos evitamos, en principio, un robo de un juego. Nos parece poco adecuado por varios motivos: primero, que desconocemos la legalidad de pedirle el DNI a alguien (LOPD mediante, incluso), pero es que si perdéis un DNI o incluso esa persona se marcha sin recogerlo, entráis en un lío bastante importante. Además, a la gente, por lo que sea, no le entusiasma entregar su DNI. Recomendación: no lo hagáis.
• Pedir el teléfono. Es cierto que te liberas del tema de tener el DNI físico de alguien, pero sigues estando recogiendo datos personales de personas. Tendríais que hacerles firmar un documento con todo el tema de la Ley de Protección de Datos que, quizás, no tengáis a mano o no cumplan con la ley actual. Pero bueno, quizás nos parece mejor que la anterior.
• Código de barras. Para eventos muy grandes tipo LES (Ludo Ergo Sum) el sistema de ludoteca es mucho más «pro». Se hace con un lector de código de barras y un programa informático que tiene recogidos todos los juegos y que los va añadiendo como devueltos o como prestados. Además, se le asocia a cada persona un número de visitante al evento (suelen ser eventos con preinscripciones, claro), de manera que queda asociada esa persona con ese juego prestado. Es un sistema fantástico, por supuesto. Pero es ideal si tu evento es grande, tienes material y dotes informáticas, y te compensa previamente introducir todos los juegos de la ludoteca en ese programa (y todos los juegos incluye no solo los de la asociación sino todos los que hayas incluido por otras vías, que deben tener también un código que los identifique diferencialmente).
• La tapa del juego. Este sistema, que reconozco que me parecía un poco raro, finalmente es el que nos resulta más práctico, especialmente para evitar pedir DNI o cualquier otro dato. Se trata de, cuando viene alguien a pedir el juego, entregárselo sin la tapa. Es la manera de evitar que la gente se lleve el juego (no se lo van a llevar sin la tapa) y la manera de controlar qué juegos te faltan por devolver. Lo hemos visto en muchas ludotecas de tamaño pequeño-mediano.

Nos encantaría saber de otros sistemas, por cierto. Si nos los ponéis en comentarios, los incluimos en este listado.

¿Se suele poner alguna limitación al número o tiempo de préstamos? 

Más que una limitación concreta, lo importante es tenerlo pensado de antemano y ajustarse a la norma. En serio, no cedáis, las familias con peques de ojos grandes y sonrisas desdentadas pueden convenceros de lo contrario, pero manteneos firmes.

Como idea base, dejaríamos como limitación por número:

• Máximo 1 juego por persona. Esto sería probablemente más adecuado para eventos no familiares, en los que cada persona puede tomar prestado un juego y aprendérselo mientras el resto hace lo mismo con el suyo. Eso, por supuesto, suponiendo que no sea siempre la misma persona del grupo la que se lee los manuales, lo cual quizás sea mucho suponer.
• Máximo 2 juegos por familia/grupo. Para eventos familiares, tiene mucho sentido dejar 2 por familia/grupo porque lo normal es que sean muy cortitos y que quieran repetir alguna vez e ir variando entre juegos. Lógicamente, controlar qué es una familia o grupo puede ser una jarana importante, así que podéis acotarlo a las mesas, y pasearos por las mesas.

En cuanto a la limitación de tiempo de préstamo, lo cierto es que nunca lo hemos visto y seguramente no lo haríamos. Nunca está de más, sin embargo, si un juego está muy muy solicitado porque lo piden varias personas, explicarlo al entregarlo: «Este juego nos lo piden mucho. En cuanto terminéis, ¿podríais traérnoslo? Muchas gracias.».

Otra alternativa es pasarse por las mesas para ver si la gente ha terminado con los juegos y pedirles su devolución amablemente.

¿Cómo recogemos los juegos de mesa de la ludoteca?

Pues con tiempo. Aseguraos de pedir suficiente tiempo al local, centro, colegio, edificio o quien os ceda el espacio, para recoger el material. Tan importante es montar una ludoteca como desmontarla.

Tenéis que aseguraos, listado en mano, de volver con todos los juegos. Recordad que en muchas ocasiones tendréis más de una copia del mismo juego (lo cual es altamente recomendable con novedades y con juegos de alto éxito). Aseguraos de devolver su juego a cada origen.

CONCLUSIÓN Y COMENTARIOS

Como veis, hay muchas cosas a tener en cuenta a la hora de montar una ludoteca en un evento de juegos de mesa. La organización previa, el reparto de tareas el mismo día, el control, la recogida de los juegos, etc.

Esperamos haberos respondido a algunas preguntas y, sobre todo, si tenéis alguna adicional o algún comentarios, siempre felices de responder y de compartir para ayudar. También podéis escribirnos por privado si tenéis dudas muy concretas o queréis pedirnos ayuda específica sobre cómo montar una ludoteca en info@ludiaasesoras.com. ¡Queremos más eventos de juegos de mesa, de todos los tamaños!